LocationsRéussir un atelier de planification : Quels outils et approches innovantes adopter ?
May 15, 2023
UNDP-CMR-Exercice de gamification lors d'un atelier d'exploration-2023
La formulation des réponses efficaces et adaptées aux problématiques de développement nécessite une bonne structuration et élaboration des documents programmatiques. Les ateliers de planification sont un excellent cadre pour favoriser la collaboration et générer des idées nouvelles pour l’élaboration de documents programmatiques efficaces. Cependant, il est souvent difficile de maintenir l'enthousiasme et l'engagement des participants tout au long des ateliers, à moins d'adopter des méthodes innovantes qui stimulent l'imagination et la créativité. Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreuses méthodes d'animation innovantes, parfois peu ou pas du tout connues des acteurs de développement.
Dans ce blog, nous allons partager sans être exhaustif, quelques outils et approches innovantes d'animation d'atelier que nous avons nous-mêmes utilisées, pour faciliter la production d'idées créatives et la formulation des documents programmatiques bien structurés.
Figure 1
L’utilisation de l’Ice-breaker ou brise-glace
Ice-breaker ou Brise-glace en français est un terme utilisé pour décrire une activité conçue pour faire tomber les barrières sociales et encourager les gens à interagir d'une manière confortable et détendue. C’est un incontournable pour la réussite d’un atelier de planification car il permet de garder la bonne ambiance et surtout l’énergie positive nécessaire à la bonne collaboration du début à la fin. L'objectif est d'aider les gens à se connaître, à établir des relations et à créer un sentiment d'appartenance à la communauté. Au fil du temps, ils se sont avérés essentiels pour améliorer la familiarisation avec le contenu et faciliter l'apprentissage.
Les brise-glace peuvent prendre de nombreuses formes, depuis les jeux et les activités pratiques ; jusqu'à de simples questions ou incitations. A titre d’exemple, lors d’un atelier de planification, notre équipe a utilisé la présentation des participants comme brise-glace. L’exercice consistait à désigner aléatoirement un participant qui devait se présenter de manière à créer des liens et des synergies d’action avec les autres participants et à son tour désigner le prochain à prendre la parole. Très rapidement, l’activité a suscité beaucoup d’enthousiasme et de bonne humeur dans la salle. En conclusion, une activité aussi traditionnelle qu’elle soit peut être redynamisée afin d’être utilisée comme brise-glace.
UNDP-CMR-Présentation des participants en guise de brise-glace-2023
2. L’usage des techniques créatives de production d'idées
Il existe de nombreuses techniques d’animation créatives et interactives de production d’idées. Parmi elles, l’on peut citer : le brainstorming ; le focus group et la gamification.
Le brainstorming est une méthode simple et efficace qui consiste à générer un grand nombre d'idées rapidement sans jugement ni critique. Il peut se faire en ligne ou en présentiel et permet à un groupe de personnes réunies de partager leurs pensées et leurs idées sur un sujet ou un problème particulier. L'objectif est d'encourager la libre pensée et l'exploration de toutes les possibilités, aussi peu conventionnelles ou irréalistes qu'elles puissent paraître. Une fois que toutes les idées ont été partagées, elles sont notées, analysées et évaluées. Il est à noter que le brainstorming peut également se faire en couchant les idées par écrit plutôt que de se limiter à l’oral (Brainwriting).
UNDP-CMR-Illustration d’une séance de Brainstorming & Brainwriting-2023
Le Focus group consiste à réunir des consommateurs et des utilisateurs d’un produit ou service afin d’avoir des retours et des idées d’amélioration de leur part. Dans le monde du développement, il s’agit principalement personnes qui ont quelque chose en commun, des bénéficiaires ou cibles des initiatives (les jeunes, les femmes, personnes vulnérables etc). Il peut aussi s’agir d’autres parties prenantes, qui en présence d’autre acteurs, donnent difficilement leur opinion, c’est le cas par exemple des Baka, une communauté de peuple autochtones qu’on retrouve dans le bassin du Congo. Dirigé par un ou plusieurs animateurs, le focus group est composé de 5 à 10 personnes auxquelles un certain nombre de questions vont être posées. Attention : il ne s’agit pas d’un interrogatoire, l’objectif est de mettre en place un véritable dialogue, fluide et franc, tout en suivant un “guide” prévu à l’avance. Le tout est intégralement enregistré, voire filmé, pour être analysé après coup.
UNDP-CMR-A Focus group avec les jeunes femmes dans la région de l'Extrême-Nord-2023
La gamification est un excellent moyen de stimuler l'imagination et favoriser la coopération entre les participants. Elle consiste à utiliser des éléments de jeu tels que des challenges ou des récompenses pour motiver les participants. Elle peut également utiliser les jeux de rôles et les simulations pour aider à la production de documents programmatiques et engager les autres parties prenantes. De manière concrète, elle invite les participants à jouer différents rôles et à explorer des scénarii spécifiques en se mettant dans la peau d'autres personnes pour voir les choses sous un angle différent. En planification, cette méthode permet d’explorer des problèmes spécifiques et aide à mieux comprendre les enjeux et les perspectives. Les résultats de cette approche sont généralement utilisés pour formuler des recommandations et des solutions concrètes.
UNDP-CMR-Exercice de gamification lors d'un atelier d'exploration-2023
3. L'utilisation des outils numériques collaboratifs
Il existe de nombreux outils numériques collaboratifs pouvant faciliter la collecte, la structuration et la visualisation des idées en planification des projets dans le cadre d’ateliers en ligne ou en présentiel. Ci-dessous quelques-uns de ces outils qui sont assez simples et faciles à utiliser.
En matière de structuration, l’on peut citer des outils tels que Miro (solution de tableau blanc collaboratif qui permet de partager des idées) et Microsoft Teams qui réunit en un seul endroit un panel de fonctionnalités utiles (PowerPoint, Excel, Word, etc.) pour la collaboration tels que les groupes de travail, le partage d’informations et des fichiers peu importe l’endroit. De même, l’utilisation du SharePoint en ligne à travers OneDrive de Microsoft ou Google Doc permet le partage et la modification des documents en ligne par plusieurs utilisateurs simultanément. Klaxoon permet le partage d’idées de façon instantanée et offre une dizaine de formats notamment du Brainstorm, des questions, des sondages, votes, nuages de mot, quiz, etc. Slack permet le partage de fichiers en temps réel dans un groupe de discussion/travail ; Monday facilite les commentaires ; Mural est excellent pour les Brainstorming et enfin Trello comprend des cartes, des tableaux ainsi que des listes pour une bonne hiérarchisation et une bonne organisation des activités.
UNDP-CMR-Utilisation de Slack pendant le Hackathon Cameroon VS COVID 19 organisé par le PNUD en partenariat avec Bond’innovation. -2023
En matière de visualisation, les logiciels de Mind-mapping (cartographie mentale) ou de brainstorming en ligne permettent de travailler à distance et de partager facilement des idées par des visuels tels que les schémas, les diagrammes ou les cartes mentales. Cette méthode permet aux participants de visualiser les idées et les liens entre les différentes idées. Les mindmaps ou cartes mentales peuvent être utilisés pour explorer des problèmes spécifiques et pour aider les participants à mieux comprendre les enjeux et les perspectives différentes. Les résultats de cette méthode peuvent être utilisés pour formuler des recommandations et des solutions concrètes. De plus, Il existe des outils de présentation tels que Prezi, PowerPoint, etc qui permettent également de créer des présentations visuelles attractives afin de faciliter la compréhension des documents programmatiques.
UNDP-CMR-Visuel de données sur la situation des jeunes au Cameroun réalisé à partir de Excel-2023
Terminons ce blog en rappelant cette citation de Achim Steiner qui nous invite à saisir les opportunités de l’innovation : "L'innovation peut être un catalyseur puissant pour atteindre les objectifs de développement durable, en particulier pour les pays en développement".