Vrlo brzo nakon što je u martu 2020. godine pandemija Covid-19 stigla u Srbiju proglašeno je vanredno stanje i uveden je policijski čas, čime je vreme slobode kretanja celokupne populacije svedeno na 12 časova dnevno, dok je ljudima starijim od 65 godina bilo zabranjeno da izlaze iz svojih domova. Javni prevoz je obustavljen, vrtići i škole su zatvoreni, kao i državne granice.

U UNDP-u smo se odmah prebacili na režim rada od kuće. Srećom, prethodno smo mnogo puta uvežbavali šta da radimo ako dođe do neke vanredne situacije, koja bi nas primorala da radimo van zgrade Ujedinjenih nacija. Nismo ni slutili da će te pripreme za „najgori scenario“ jednoga dana biti od koristi. Gledajući iz vedrijeg ugla, naša Kancelarija u Srbiji bila je spremna da se brzo prilagodi novim okolnostima.

Imali smo svu neophodnu infrastrukturu i digitalne alate, a zaposleni su ovladali veštinama neophodnim da bi se rad od kuće odvijao nesmetano. Istovremeno, pandemija je zadavala probleme na jedan drugačiji način – budući da su zaposleni morali da nađu ravnotežu između posla i brige o maloj deci, pomaganja deci školskog uzrasta da prate onlajn nastavu, ili staranja o roditeljima u poodmaklim godinama koji imaju neko hronično oboljenje, a žive sami.

Uz izuzetno veliki pritisak da pružimo podršku naporima naše zemlje da reaguje na izazov koji je  COVID-19 predstavljao, davali smo sve od sebe da se uspešno staramo o drugima, sve vreme istinski brinući i o sopstvenom zdravlju, zdravlju naših porodica i kolega.

Naš tim je pokazao da je dorastao ovom izazovu, i u tim vanrednim okolnostima uspeo je da organizuje 15 letova teretnih aviona kojima je dopremljeno 720 tona preko potrebne medicinske i zaštitne opreme u našu zemlju. Takođe smo razradili nova digitalna rešenja koja su doprinela stvaranju mreže od preko 7.000 volontera koji su pružali pomoć starijim ljudima i drugima kojima je ona bila potrebna. Neprekidno smo radili na tome da se zaštite osobe izložene najvećim rizicima, uključujući tu žene kojima preti nasilje u porodici i pripadnike romske zajednice.

Pokazalo se i da su podrška i razumevanje menadžmenta od ključnog značaja. Pokazujući ličnim primerom šta znači „brinuti o svojim ljudima“, stalna predstavnica UNDP-a u Srbiji i njen zamenik postarali su se da svako od naših 350 zaposlenih i članovi njihove najuže porodice budu snabdeveni zaštitnim maskama za lice, rukavicama i dezinfekcionim sredstvima upravo onda kada je to bilo najvažnije – u periodu kada ih je još uvek bilo veoma malo na tržištu.

Na taj način, uspeli smo da preguramo prvi nalet krize koju je epidemija Covid-19 donela u Srbiju. Kada je broj novozaraženih počeo da se smanjuje tokom prvog talasa krize i kada je izgledalo da se situacija stabilizuje, ukinuto je vanredno stanje, pa smo postepeno počeli da se vraćamo u kancelarije, primenjujući sistem rotacije, uz neophodne mere predostrožnosti. Zgrada UN dezinfikovana je jednom nedeljno, sredstva za dezinfekciju bila su svuda na dohvat ruke, a takođe je uvedeno detaljno čišćenje zajedničkih prostorija i zajedničkog kancelarijskog pribora.

Nažalost, ovo je bio samo kratak predah pre nailaska novog talasa epidemije, koji je usledio posle naglog popuštanja preventivnih mera vlade. Ovoga puta udar krize bio je čak i jači, ako je suditi po broju novozaraženih i hospitalizovanih ljudi. Za nas zaposlene u UNDP-u to je značilo povratak na režim rada od kuće.

Vlada je uvela dodatne preventivne mere, obavezno nošenje maski i zabranu javnih okupljanja većih razmera. Rigoroznije sprovođenje zaštitnih mera donelo je rezultate, pa je situacija ponovo stavljena pod kontrolu, tako da je većina partnera UNDP-a ponovo počela da održava sastanke i organizuje događaje uživo. Međutim, sa početkom školske godine i povratkom građana sa odmora u inostranstvu, zdravstveni stručnjaci su upozoravali da preti novi „talas“ zaražavanja, a da je situacija potencijalno čak i opasnija zbog toga što predstoji jesenja sezona gripa.

TRAŽENJE DUGOROČNOG REŠENJA

Pošto smo isprobali nekoliko opcija za bezbednu i efikasnu organizaciju rada, nezavisno od lokacije, menadžment je shvatio da treba prekinuti sa naizmeničnim promenama režima rada i proaktivno težiti dugoročnijem rešenju i novom modalitetu rada za osoblje UNDP-a u Srbiji, kako tokom trajanja krize izazvane epidemijom Covid-19 tako i, što je još važnije, kada kriza prođe. Bilo je potrebno zamisliti i sada isplanirati kancelariju budućnosti.

Suština ovog izazova bila je u tome da se osigura bezbednost ljudi koji čine naš tim i da im se pomogne da se prilagode na stalno promenljive spoljne okolnosti, a da pri tome rezultati našeg rada budu još bolji kako bismo ostvarili ciljeve Kancelarije UNDP-a u Srbiji . Ideja za rešenje ovog problema pojavila se na jednom od naših mesečnih virtuelnih sastanaka, tokom kojih smo dobijali nove informacije o situaciji u vezi sa COVID-om i diskutovali o novim načinima organizacije rada, pošto su zaposleni bili vrlo zainteresovani i imali odlične ideje.

Stalna predstavnica UNDP-a odlučila je da formira radnu grupu sastavljenu od kolega koji su se dobrovoljno prijavili da istraže situaciju i predlože plan za to kako bismo u budućnosti mogli da radimo bezbedno i efikasno, uzimajući u obzir činjenicu da će Covid-19 biti prisutan u i predstojećem periodu. Katarina Kosmina, Miloš Krivokuća, Milan Lakićević, Jelena Manić Petronikolos, Jelena Ružičić, Nataša Milosavljević i Nemanja Vuksanović prihvatili su se ovog složenog zadatka.

Naš prvi korak? Da bismo utvrdili različite načine na koje je kriza uticala na naš svakodnevni rad, pripremili smo onlajn anketu za kolege. Anketa je bila sveobuhvatna, sa 20 pitanja koja su uključivala lični kontekst, rad sa kolegama u okviru kancelarije, kao i sa spoljnim partnerima. Zaposleni su imali mogućnost da na pitanja odgovaraju anonimno, dodaju komentare i svoja zapažanja i sugestije.

Ustanovili smo da su naše kolege bile veoma zadovoljne načinom na koji je rad organizovan i kako je kancelarija vođena tokom krize, a da su im najviše nedostajali bliski kontakti sa kolegama u kancelariji. Dok je 62% zaposlenih u svojim odgovorima na anketu navelo da od kuće rade podjednako efikasno kao i u kancelariji, 22% njih tvrdilo je da su zapravo produktivniji kada rade od kuće! Istovremeno, ova anketa je za nas predstavljala podsetnik da skoro 50% naših zaposlenih brine o deci ili nekom starijem.

Kao radna grupa koja se ovim problemom bavila u ime svih zaposlenih, smatrali smo da je naša odgovornost da razmotrimo sve što zaokuplja naše kolege i da pripremimo preporuke o tome kako da se pristupi rešavanju tih pitanja na bezbedan i efikasan način. Naučili smo važne stvari dok smo radili od svojih kuća tokom perioda krize. Primera radi, bili smo u stanju da funkcionišemo bez papira, da u kratkom roku unapredimo naše veštine korišćenja novih digitalnih alata i da budemo inovativni u prilagođavanju na ograničenja koja nam je nametnula pandemija.

Takođe smo bili svesni činjenice da je naš menadžment bio spreman da sasluša preporuke zaposlenih o tome kako da se napravi kancelarija za budućnost koja bi bila dovoljno fleksibilna da nam omogući da preguramo pandemiju virusa Covid-19, kao i da postane uzor za uspostavljanje jednog novog, dugoročnijeg načina rada u Kancelariji UNDP-a u Srbiji.

Želeli smo da iskoristimo „mentalni pomak“ koji je ova pandemija podstakla, da pokrenemo promenu načina na koji naša kancelarija funkcioniše i da našim kolegama omogućimo da pronađu najbolji način za uspostavljanje ravnoteže između ličnog i profesionalnog života. Zajednički zaključak bio je da treba da pomerimo težište sa duboko uvrežene formule radnog vremena od 9 do 5 ka fleksibilnosti, produktivnosti i blagovremenom obavljanju radnih zadataka, nezavisno od okvira radnog vremena i od lokacije.

Prilikom formulisanja preporuka, takođe smo imali u vidu iskustva drugih Kancelarija UNDP-a, kao i najbolje prakse rada drugih međunarodnih organizacija i poslovnih preduzeća.

SKICIRANJE KANCELARIJE BUDUĆNOSTI

Naša ključna preporuka za budućnost uključuje dobrovoljni povratak u kancelariju. One kolege koje žele da rade iz kancelarije mogu u njoj da provedu puno radno vreme ili da dođu samo za potrebe konkretnih sastanaka. Da bi se omogućio bezbedan povratak u kancelariju i obezbedilo da broj ljudi koji je istovremeno koriste bude ograničen, naša IT služba naprvila je posebnu aplikaciju koja pokazuje koliki je broj kolega koji određenu kancelariju koriste u datom trenutku.

U skladu sa mnogim sličnim predlozima koji su potekli od zaposlenih obuhvaćenih anketom, radna grupa takođe je dala preporuku da se krovna terasa zgrade UN-a adaptira i pretvori u bezbedan i prijatan prostor koji može da se koristi za sastanke, kako one internog tako i one eksternog karaktera. U skladu sa nalazima do kojih smo došli na osnovu ankete, preporučili smo da se zaposlenima dozvoli da svoje kancelarijske monitore i stolice odnose kućama kako bi sebi stvorili udobniji kancelarijski prostor u okviru svojih domova i predupredili bol u leđima i probleme sa vidom.

Takođe smo predložili da preventivne mere koje su u zgradi UN uvedene zbog pandemije COVID-19 budu još rigoroznije, i da uključe i obavezno merenje temperature pri ulasku u zgradu, a da kolege koje su se nedavno vratile iz inostranstva radi predostrožnosti ne dolaze u kancelariju 14 dana, ili pak ne pre nego što pribave negativan PCR test.

U cilju podsticanja razmene saznanja i informacija u okviru kancelarije, dali smo preporuku da se uvedu diskusije koje bi se održavale na svake dve nedelje, a u okviru kojih bi različiti timovi predstavili kolegama najvažnije nove informacije i lekcije proistekle iz njihovog iskustva.

Drugi niz naših preporuka bio je usredsređen na unapređenje angažovanja sa spoljnim partnerima. Predložili smo smernice i bezbednosne protokole za terenske posete, sastanke sa partnerima, organizovanje radionica i drugih događaja. Kako bismo proaktivno pokazali našim partnerima da smo spremni i voljni da se sretnemo sa njima u bezbednim uslovima, napravili smo baner za potpise naših poruka poslatih elektronskom poštom koji sadrži poruku ‘Happy to meet with you’ („Radujemo se susretu sa vama“) i ikonice sa zaštitnom maskom i kompjuterskim ekranom, čime stavljamo do znanja da su sastanci prihvatljivi, kako uživo tako i u virtuelnom smislu.

FLEKSIBILNOST KAO KLJUČ PRILAGOĐAVANJA SVAKOM IZAZOVU U BUDUĆNOSTI

Ponosimo se time što naše kolege sada imaju saznanja i alate koji su neophodni da se uspostavi funkcionalna organizacija rada na koju mogu da se oslone, što im daje mogućnost da planiraju unapred i aktivno pristupe savladavanju ključnih izazova sa kojima su se susretali tokom prethodnih 7 meseci, dok je menadžment imao poverenja u to da će obaviti poverene im radne zadatke nezavisno od lokacije.

Svesni smo toga da kriza izazvana pandemijom Covid-19 još nije gotova, ali verujemo da je ova nova organizacija rada dovoljno fleksibilna da nam omogući da se prilagodimo bilo kakvoj daljoj promeni spoljnih uslova  i da na taj način stvorimo kancelariju prilagođenu budućnosti, to jest, kancelariju koju ne čine samo radni sto i stolica, već kontakti, inovacije i  saradnja među različitim timovima koja doprinosi sinergiji.