Put od ‘svakodnevnog poslovanja’ do inovativnog pristupa koji stvara nova partnerstva i otvara nove mogućnosti

Od februara ove godine, sve što humanitarne organizacije u Srbiji treba da urade da bi prikupile donacije hrane za one kojima je ona potrebna, jeste da posete sajt gde su navedene sve količine doniranih prehrambenih proizvoda, kliknu i poruče. Da, upravo kao kad poručujemo hranu preko interneta. Jedina razlika je to što je ovde u pitanju prva digitalna platforma za donaciju hrane u Srbiji.

Pitate se kakve to veze ima sa našom pričom? Platforma po imenu ‘Tanjir po tanjir’, UNDP tim za informaciono-komunikacione tehnologije (IKT) je razvio potpuno novu inicijativu za saradnju između najvećeg lanca supermarketa u zemlji- Deleza Srbija, i UNDP-a u Srbiji. Platformu smo zasnovali na blokčejn tehnologiji tako da je ceo proces donacije hrane sledljiv od prvog do poslednjeg koraka, što je čini bezbednijom i transparentnijom.

Verovatno ste pomislili, pa zar nije kancelarijski IKT tim zadužen za svakodnevnu popravku i održavanje IT opreme i, u poslednje vreme, za podršku pri korišćenju Zoom platforme? Od kada to mi dizajniramo internet platforme i zašto?

Da bih vam odgovorio na ovo pitanje, moramo da se vratimo u 2017. godinu. U to vreme, naš IKT tim je imao svoj ‘uobičajeni’ format unutar UNDP kancelarije u jednoj zemlji. Zadatak nam je bio da, između ostalog, pružamo usluge podrške samim korisnicima i na konferencijama, održavamo intranet u našim kancelarijama, lokalnu mrežu i opremu. Naš mali dvočlani tim (za kancelariju sa preko 100 zaposlenih) je imao iskustva u razvoju softvera koje smo koristili za kancelarijske sisteme i automatizaciju procesa, uključujući i intranet koji se i dalje koristi u kancelariji UNDP-a u Srbiji.

Kao šef ovog tima, bio sam u centru svih programskih i operativnih IKT i digitalnih događanja. Imao sam i uvid u troškove za razne softver proizvode i, zahvaljujući mom prethodnom iskustvu u razvijanju softvera, sam znao koliko rada, vremena i resursa je potrebno našim spoljnim saradnicima da bi nam pružili digitalne proizvode i usluge. Korisnici najvećeg broja projekata koje je vodila naša kancelarija su imali potrebu za digitalnim rešenjima, bilo da se radilo o internet portalima, bazama podataka, alatima za učenje preko interneta, IT sistemima ili mobilnim aplikacijama. Tokom procesa pružanja podrške kolegama koje rade na programima da pronađu pružaoce ovih usluga, primetili smo da kompanije koje su prisutne na tržištu često precenjuju svoje usluge.

Analiza troškova digitalnih usluga tokom perioda od 3 godine (2015-2017) je pokazala da su ti troškovi iznosili 300.000 dolara godišnje za ukupno 20 projekata, sa tendencijom da taj iznos raste. To nas je nateralo da jedan deo tih aktivnosti preselimo kod nas, umesto da ih poveravamo spoljnim akterima, kako bi se stvorile uštede u budžetima pojedinačnih projekata. Polazna premisa je bila da ukoliko IKT odeljenje uspe da uradi isti posao i bude povoljniji od cene na tržištu - to će omogućiti našim kolegama koji rade na programima da urade više za manje novca.

Pored očekivanih ušteda, zapitali smo se i sledeće: ako našim kolegama ponudimo naše usluge i znanje, da li će ih to inspirisati i osnažiti da steknu više samopouzdanja po pitanju digitalnih rešenja tokom sastanaka sa novim partnerima ili tokom pregovora o novim projektima?

2017. godine, Vlada Srbije (VS) je izjavila da je digitalizacija jedan od njenih dugoročnih prioriteta, što nas je nateralo da se dodatno upitamo: da li smo mi u stanju da Vladi i drugim partnerima UNDP-a ponudimo digitalne usluge i na taj način steknemo poverenje Vlade i postanemo njihov pouzdan partner u oblasti digitalnih tehnologija?

Ovakva ideja za stvaranje sopstvenih digitalnih usluga je bila pomalo revolucionarna s obzirom na činjenicu da kao takva do sada nije bila isprobana ni u jednoj UNDP kancelariji. Nismo mogli ni da pretpostavimo do kakvih rezultata ćemo doći, ali smo smatrali da je sada pravi trenutak i verovali da tu ideju možemo uspešno i da primenimo. 

S obzirom da je ‘standardni način rada’ podrazumevao oslanjanje na podršku sa strane i korišćenje digitalnih usluga, bilo preko konsultanata ili kompanija, naišli smo na određen nivo otpora kako unutar tima tako i unutar same kancelarije. Taj otpor se svodio na jedno jedino pitanje: Zašto bi sebi komplikovali život tako što ćemo isprobavati nešto novo i neprovereno, umesto da nastavimo ‘kao i do sada’?

Srećom, eksperiment sa ovim novim pristupom nije zahtevao ulaganje u dodatne resurse, osim sopstvenog vremena i dobre volje. U početku smo taj koncept isprobavali na manjem uzorku.

Inicijalni korak je bio da primenimo neke od sopstvenih digitalnih projekata tokom ‘probnog’ perioda od godinu dana uz korišćenje postojećih IKT kapaciteta i znanja iz oblasti razvoja softvera. Prvi izazov je bio da ubedimo programske kolege da sarađuju sa nama umesto sa pružaocima digitalnih usluga koji su postojali na tržištu. U cilju prevazilaženja ovog izazova, oslanjali smo se isključivo na poverenje koje smo zadobili među kolegama jer, osim nekoliko interno razvijenih aplikacija, nismo imali druge dokaze da će ovaj koncept da proradi.

Tokom prve ‘probne’ godine, naše IKT odeljenje je u potpunosti kreiralo 3 internet portala i jednu internet bazu podataka i uspelo da povrati uloženi novac. Primenom ovakvih digitalnih rešenja smo zadržali isti nivo kvaliteta dok je cena bila trostruko manja od one na tržištu, a uz to smo dobili veoma pozitivne povratne informacije od kolega i partnera na projektima. Naš eksperiment se pokazao uspešnim!

Ubrzo nakon toga, koncept sopstvenih digitalnih usluga IKT odeljenja je postao opšte prihvaćen i zadobio je podršku cele kancelarije.

Sledeći korak je bio da prilagodimo broj članova tima rastućoj potražnji za našim uslugama, da se pozabavimo kompleksnijim zahtevima i ponudimo veći spektar opcija. Tako je nastao i naš Tech Cell tim.

Od tog trenutka, naš tim je imao veliku fleksibilnost u isprobavanju različitih digitalnih proizvoda i pružanju novih usluga našim partnerima u vladi.

Ponovo smo u 2021. godini: tokom perioda od tri i po godine smo sproveli više od 30 digitalnih projekata, doprineli osmišljavanju novih digitalnih inicijativa UNDP tima u Srbiji, i značajno ojačali poziciju naše kancelarije po pitanju digitalnih rešenja. 

IKT tim je proširen na pet članova i postao je finansijski potpuno samoodrživ. I ne samo to! Mi sada generišemo prihode i potražnju jer su projekti koje vodi naša kancelarija više nego spremni da plate za naše usluge zahvaljujući većem kvalitetu i nižoj ceni od usluga koje se nude na tržištu. Naša prednost je bila u tome što smo posedovali značajno iskustvo u radu na UNDP projektima kao i to što smo bili deo tima. Zbog toga tako dobro i razumemo potrebe naših klijenata, sa stanovišta kreiranja novih rešenja.

Istovremeno, UNDP u Srbiji je postao jedan od ključnih partnera Vlade po pitanju digitalnih inicijativa i intervencija.

Da bih vam bolje opisao šta mi to radimo, nedavno smo razvili dve mobilne aplikacije: ‘Poreski alarm’ za Poresku upravu pri Ministarstvu finansija i ‘Ukloni divlju deponiju!’, za potrebe Agencije za zaštitu životne sredine Srbije (SEPA). Ove aplikacije omogućuju pojedincima da lako i anonimno izvrše prijavu poreskih nepravilnosti i postojanje divljih deponija u Srbiji.

Naš tim je doprineo i implementaciji Portala otvorenih podataka, putem kog građani, privatni i civilni sektor, mogu da pristupe podacima javnih institucija.

Takođe smo osmislili i digitalno rešenje po meri lokalnih skupština u Srbiji pod imenom E-parlament, putem kog skupštine mogu da organizuju zasedanja u digitalnom formatu. Naš Tech Cell tim neprestano radi na adaptaciji ovog rešenja i na taj način daje značajan doprinos naporima za digitalizaciju opština u Srbiji.

Na internom planu, naše kolege koje rade na programima sada slobodnije predlažu nove digitalne inicijative i intervencije u različitim oblastima jer znaju da mogu da se oslone na visoko obučen tehnološki tim koja će im brzo i spretno pružiti podršku u svakoj situaciji.

Više nije potrebna komplikovana projektna dokumentacija niti raspisivanje tendera. Rad i razvoj intervencija na digitalnom planu počinje od trenutka kada se rodi nova ideja.

Zahvaljujući našoj internoj službi, naši projekti su i sami po sebi digitalni. Istovremeno sa uspostavljanjem Tech Cell-a, naša kancelarija je uspostavila i dva izuzetno bitna stuba za naš digitalni prostor - imamo savetnika za digitalnu upravu i obiman portfolio projekata iz oblasti digitalizacije. Kroz tu saradnju, mi smo u stanju da ponudimo značajan paket digitalne podrške i usluga u zemlji.

A pošto se dobar glas daleko čuje, partnerstvo se sada proširilo i na kancelarije UNDP-a u drugim zemljama, kao i na regionalne i globalne UNDP centre. Tech Cell je izlistan na korporativnoj e-Prodavnici digitalnih usluga, što omogućava UNDP klijentima širom sveta da sarađuju sa nama. Ovakvo iskustvo dodatno ističe činjenicu da su ovakva rešenja neophodna u svim granama naše organizacije.

Inovativni koncept našeg Tech Cell-a je usklađen sa korporativnom UNDP digitalnom strategijom koja je postavila nekoliko važnih ciljeva u radu naše organizacije.

Verujem da prava digitalna transformacija jedne organizacije zahteva stručnjake iz različitih oblasti i koji poseduju specijalizovane veštine kao i hibridni (interni i eksterni) tip usluga. Ukoliko želimo da postanemo i ostanemo „digitalni po prirodi“ i uvedemo digitalizaciju u sve naše programe kako u pojedinačnim zemljama tako i na nivou centrala, potrebne su nam ovakve interne usluge za celu našu mrežu.

A što se tiče nas u Srbiji - mi stojimo na raspolaganju i drugim timovima, spremni da podelimo sa njima naša iskustva i da im pomognemo da rastu.