En un primer blog te contamos cómo comenzamos a trabajar con el área de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) que lleva el Sistema de Evaluación del Desempeño para el Presupuesto basado en Resultados (SED-PbR), para buscar formas de incorporar aprendizajes de quienes implementan programas públicos en el sistema y convertirlo, poco a poco, en un sistema más humano. En este blog, te compartimos nuestros primeros aprendizajes sobre el funcionamiento del sistema, los distintos actores que confluyen en él y sus principales retos.

Las sutilezas en la definición de efectividad importan

La efectividad es la capacidad de conseguir el resultado que se busca, de alcanzar cierta meta. Las primeras conversaciones que tuvimos con personas expertas en el tema y nuestras contrapartes en la Unidad de Evaluación del Desempeño de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (UED-SHCP) nos llevaron a la reflexión de la importancia que tienen las sutilezas con las que se define la efectividad de un programa. En otras palabras, ¿Qué constituye un buen programa? ¿Es su capacidad de hacer o es su capacidad de aprender y adaptarse? El concepto, además, se relaciona con otras dimensiones como la eficacia (hacerlo todo), la eficiencia (hacerlo de forma económica), la calidad (hacerlo bien) y la sostenibilidad (hacerlo y que se mantenga funcionando).

Cuando un programa ha sido probado como la mejor forma de solucionar un reto, el interés está en hacerlo crecer, que llegue a más gente, que llegue más rápido, y a menor costo. Si, en cambio, no sabemos con certeza si el programa, tal y como está diseñado, es la mejor estrategia para resolver el problema dado el contexto actual, es la capacidad de aprender la que más importa. ¿Qué le hace falta, que falló, por qué fue, cómo lo podemos ajustar o repensar?

Por ejemplo, un programa de becas puede ser una solución aceptable para disminuir la deserción escolar. Si creemos que el programa, tal y como se diseñó, es ya la mejor solución posible, por efectividad nos limitamos a evaluar su capacidad de entregar becas de forma ágil y económica. Pero, si reconocemos que podría haber otras alternativas al diseño o que las condiciones han cambiado, entonces la definición de efectividad debe ser más amplia. Debe incluir también formas de evaluar la capacidad de las personas que lo operan de aprender a iterar, adaptar el programa, mejorar sus procesos e incluso proponer alternativas nuevas.

La importancia de encontrar el balance entre rendición de cuentas y aprendizaje

Con la anterior en mente nos propusimos profundizar nuestra comprensión del SED, en particular, las herramientas que diseña y opera la UED-SHCP y su interacción con las Unidades Responsables (UR). Porque creemos que estas herramientas deben servir a dos propósitos fundamentalmente. Primero, que los programas rindan cuentas sobre el logro de sus metas y objetivos. Pero también, que haya mecanismos para rescatar los aprendizajes de quienes se enfrentan día a día con los retos de su implementación, y que esto sirva para su mejora continua.

La percepción generalizada de las personas a quienes consultamos es que las herramientas y procesos que opera la UED-SHCP favorecen la rendición de cuentas por encima de la capacidad de incorporar aprendizajes. Tal vez por la forma en que operan los incentivos a lo largo de los procesos de monitoreo que la UED-SHCP solicita a las UR. Es algo en lo que habrá que profundizar y probar.

También aprendimos que hay canales informales en donde se crean discusiones alrededor de los retos que conlleva la implementación, y que estos canales podrían formalizarse y servir para recoger aprendizajes. Un ejemplo son los cursos de capacitación presencial del PbR que brinda la UED-SHCP a las UR. Nos afirmaron que ahí, las y los funcionarios, generan discusiones que llegan a nivel de catarsis colectiva sobre los desafíos que enfrentan al momento de implementar sus programas. Nos recomendaron encarecidamente presenciar lo que sucede en esos espacios y así lo hicimos. Lo que aprendimos, se los compartiremos en una entrega posterior de esta serie de blogs.

Una primera visión de los actores que componen el sistema

El siguiente paso fue construir un diagrama de las áreas con quienes interactúan las UR en el día a día y el tipo de información que comparten con cada una, tanto dentro como fuera de su dependencia. Recordemos que una UR es cualquier unidad administrativa que tiene a su cargo un programa presupuestal.

Esta esta la representación gráfica de las áreas con las que conviven las UR al interior de sus dependencias y los temas que tratan con cada una. La entidad central es la UR, de quien depende la implementación del programa, representado aquí por un cubo color naranja. Su principal labor es operar el programa, ya sea la entrega de becas como en el ejemplo utilizado arriba, la construcción de infraestructura carretera o cualquier otro bien y/o servicio público.

Las UR deben coordinarse y negociar con cada una de estas áreas para hacer su trabajo y mantenerse dentro de la norma. Las áreas con las que hablan de desempeño son las unidades de Planeación, Evaluación y/o Monitoreo (PM&E). Estas áreas ayudan a las UR a planear sus actividades, a definir los objetivos a lograr y traducirlo todo en un marco lógico que explique a detalle cómo las acciones se alinean con los objetivos, prioridades y estrategias del Plan Nacional de Desarrollo (PND).

El segundo diagrama explora los canales de comunicación entre dependencias para cada uno de los distintos temas. En azul se mantienen las UR y las áreas al interior de la dependencia, pero ahora en morado se muestran las áreas de otras dependencias con quienes cada área se debe coordinar en cada uno de los temas.

Este ejercicio nos ayudó para comprender mejor que las personas a cargo de las UR se encuentran inmersas en un sistema de continua coordinación e intercambio de información con otras áreas y dependencias. Un sistema donde hay la posibilidad de que surjan tensiones que pueden influir en la decisión final sobre la manera en la que entiende y se informa el desempeño; y en la forma en que las personas responsables de implementar programas interactúan con el SED-PbR. Para encontrar el balance deseado entre rendición de cuentas y capacidad de aprendizaje, cada pieza del rompecabezas es clave.

Eres funcionaria o funcionario público o conoces del tema y sabes como opera en la realidad la coordinación e intercambio de información entre estas áreas? ¿Qué incentivos crees que operan a favor o en contra de las UR al momento de tener que reportar a la UED-SHCP información sobre el desempeño de sus programas? Puedes utilizar este canal para compartir con nosotros ideas sobre cómo hacer el SED más humano y mejorar su capacidad de incorporar aprendizajes que mejoren los programas. En el Laboratorio de Aceleración estamos creando la red de aprendizaje sobre retos del desarrollo sostenible más grande y ágil del mundo.